Mobilisierung und Kollaboration – damit Ausnahmesituationen schnell entschärft werden.
STARTSEITE Alarmierungslösungen Alarmierungslösungen für jeden Anwendungsfall Krisenmanagement
Krisen tragen verschiedene Gesichter. Ihnen gemeinsam ist eine problematische, oft unvermittelt auftretende und mit einer Zuspitzung verknüpfte gefährliche Situation. Häufig ist sie mit einem Unternehmensproblem verbunden – wie Gefahr für Mensch und Gerät. Kommt es zu einem Krisenfall, geht es zuallererst um die Mobilisierung. Dann kann Krisenbewältigung über Kollaboration und Kontrolle funktionieren. Mit den Fragen: Wer ist im Krisenteam? Wer kann zur Hilfe aufgeboten werden? Wie können die verschiedenen beteiligten Gruppen erreicht werden?
Swissphone bietet Ihnen eine komplette Krisenmanagement-Lösung. Der Krisenstab wird automatisiert mobilisiert – unter Berücksichtigung von Funktion und Verfügbarkeit. Die Teilnehmer erhalten sofort die benötigten Hilfsmittel wie Notfallplan, rollenspezifische Dokumente und To-do-Checklisten. Alles auch für kollaborative Nutzung eingerichtet. Zur effizienten Kommunikation auf der gewünschten Ebene steht ein digitaler Krisenstabsraum zur Verfügung, welcher unabhängig von der Kunden-IT betrieben wird. Hier treffen sich Verantwortliche virtuell, um die Krise zu bewältigen.
Der digitale Krisenstabsraum umfasst:
Vor der Krise: Risikomanagement. Vorbereitet sein. Wissen, wer für was zuständig ist. Wer wie erreichbar ist. Wie die Eskalation funktioniert. Welche Hilfsmittel zur Verfügung stehen.
Alarmmanagement, Übermittlung, Intervention und Nachbearbeitung sind hierbei logische Folgepunkte, die auf einer durchdachten Prophylaxe aufbauen.
Im Krisenfall kann der Krisenstab auf unterschiedliche Art und Weise mobilisiert werden: typischerweise via Mobile-App oder Anruf (Konferenz-Call) – ein Klick genügt. Die Teilnehmer werden gemäß gewähltem Szenario und Verfügbarkeit automatisiert alarmiert. Es können neben vordefinierten Nachrichten und Dokumenten zusätzlich auch Ad-hoc-Handlungsanweisungen erfasst werden – entscheidend für eine effektive Umsetzung der Maßnahmen.
Unvorhergesehene Ereignisse bedürfen einer flexiblen Herangehensweise – Spezialisten müssen jederzeit hinzugezogen werden können. Durch vordefinierte Alarmgruppen können die entsprechenden Personen automatisch mobilisiert werden. Selbstverständlich sind auch Ad-hoc-Einladungen jederzeit möglich.
Die Krisenorganisation, die Mobilisierung und die Hilfsmittel sind vorbereitet und gemäß Risikomanagement aufbereitet. Je nach Wahl des Szenarios werden der Krisenstab und die Spezialisten alarmiert. Teilnehmer, Kommunikationsmittel, Nachricht und Dokumente werden entsprechend der Verfügbarkeit und der Rolle automatisiert gewählt und erreicht. Auf Wunsch können Sie auch gleich in einer Telefonkonferenz die Lage beurteilen, Szenarien bilden, Sofortmaßnahmen definieren, priorisieren und bestimmten Personen oder Teams zuordnen.
Wer im Notfall, wie über welchen Kanal kontaktiert werden soll, ist in Ihrem Sicherheitskonzept definiert. Mit s.GUARD stellen Sie sicher, dass die zuständigen Personen in wenigen Minuten aktiv werden. Sie erreichen Ihre Notfallorganisation und anwesende Personen auf allen Geräten gleichzeitig oder gestaffelt: Telefon (Konferenz), Mobile-App-Alarmierung, Desktop-Software für Alarmierung auf PC / Mac, SMS, E-Mail oder Pager.
Mitarbeiter Ihrer Notfallorganisation müssen den Alarm innerhalb einer vordefinierten Zeitdauer quittieren. Ansonsten wird der Alarm automatisch an Stellvertreter eskaliert.
Nach der Mobilisierung beginnt die Krisenstabsarbeit mit ihrem typischen Führungsrhythmus. Der Krisenstab muss unter einem hohen Zeitdruck ein hohes Informations- und Kommunikationsaufkommen bearbeiten. Es gilt, eine unbekannte, komplexe und intransparente Situation zu bewältigen. Dabei hilft eine strukturierte und standardisierte Vorgehensweise.
Hierfür werden diverse Hilfsmittel benötigt, welche leicht zugänglich und intuitiv sind. s.GUARD bietet mit den Mobilisations- und Kommunikationsmöglichkeiten sowie dem Digitalen Krisenstabsraum die Grundlage hierfür. Speziell der komplett unabhängige Zugriff auf alle notwendigen Dokumente ist für eine Kollaboration unabdingbar. Die einzelnen Sitzungen werden live protokolliert und allen Teilnehmern zugänglich gemacht.
Jegliche Kommunikation wird mit Status und Nachricht online gespeichert. Zusätzlich werden auch Änderungen in den Checklisten und der Dokumentenablage laufend protokolliert.
Die Fortschritte der getroffenen Maßnahmen in den Führungsmeetings werden vom Krisenmanager bzw. den einzelnen Stabschefs laufend überwacht, wo nötig angepasst und die entsprechenden Ressourcen zugeordnet.
Nach erfolgreicher Krisenbewältigung können Sie im Sinne einer Nachbearbeitung den ganzen Ablauf, die getroffenen Entscheide und die Fortschritte der Maßnahmen kritisch hinterfragen. Die einzelnen Dokumente und Protokolle können für das Aufdecken von Verbesserungspotentialen beigezogen werden. Denn nach der Krise ist bekanntlich vor der Krise. Zudem können Sie das revisionssichere Protokoll auch für interne und externe Nachforschungen nutzen.
Die Swissphone-Anwendung hat für Sie entscheidende Vorteile: Kernpunkt ist stets die Möglichkeit, sich digital sehr effizient auszutauschen.
In virtuellen Zeiten macht ein autonomer digitaler Krisenraum das Notfallmanagement unabhängiger, schneller und flexibler. Zeit und Ressourcen werden gespart – eine auf heutige Bedürfnisse zugeschnittene Lösung.
s.GUARD ist ein einziges digitales Werkzeug zur Bewältigung verschiedenster Aufgaben. So funktionieren Mobilisierung und Krisenbewältigung effizient parallel.
Krisenstabsmitglieder können automatisch über sämtliche Kanäle informiert werden. So wird gemeinsames wichtiges Wissen stets auf dem neuesten Stand gehalten.
Sie erhalten alles aus einer Hand. So beschränkt sich Ihr Kontakt für eine Lösung auf einen Ansprechpartner und eine Verwaltung.
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Grundsätzlich unterstützt Sie s.GUARD in vier Bereichen: Dokumentenablage, Mobilisierung, Checklisten, Kommunikation (Chat). Mit den gesammelten Informationen kann im Anschluss an eine Krisen die Krisenbewältigung kritisch begutachtet und als «Lessons learned» genutzt werden.
Mit s.GUARD sind die Mitglieder des Krisenstabs, alle erstellten Krisen- und Massnahmenpläne sowie Checklisten digital aus der Cloud abrufbar – unabhängig von Ihrer Infrastruktur. Für die Einleitung eines Krisenmanagements wird die aktuelle Krisenorganisation auf diversen Kanälen automatisiert und eskalierend alarmiert. Während der Krisenbewältigung können die Dokumente und Checklisten den entsprechenden Personen mobil zur Verfügung gestellt. Dank modernster Kollaborations- und Chat-Tools können die Checklisten unter den Teilnehmern geteilt werden, womit die Zusammenarbeit effizient gestaltet werden kann.
Im Idealfall werden Störungen oder Probleme möglichst rasch behoben, so dass sich erst gar keine Krisen entwickeln. Mit s.GUARD erreichen Sie verlässlich und effizient immer die für die jeweilige Situation verantwortlichen Personen, die dafür zuständig sind, Störungen zu beheben oder die notwendigen Maßnahmen für die Problembewältigung einzuleiten.
Mit der Hilfe von s.GUARD können Sie innerhalb kürzester Zeit Ihr Incident- und Nofallmanagementkonzept getreu Ihrer Vorstellungen umsetzen.
s.GUARD bietet Ihnen die Möglichkeit, z. B. Krisenstabmitglieder, IT-Supporter oder Betriebstechniker auf mehreren Kanälen (App, SMS, e-mail, Voice, Funk) zu alarmieren (gleichzeitig, gestaffelt oder als Teil einer ordentlichen Eskalation). Zusätzlich stehen Ihnen auch eine App auf dem Mobiltelefon und eine Client-Software für PC und Mac zur Verfügung.
„Wer“ während kritischen Ereignissen „Wie“ über welchen „Kanal“ kontaktiert werden soll ist durch Ihr Notfall- und Krisenkommunikationskonzept definiert. Mit s.GUARD ist es Ihnen möglich nahezu jeden Prozess abzubilden, den ein Alarmierungsverfahren oder Mobilisierungsplan erfordern. Sie haben das Konzept – wir die technische Lösung!
Abhängig von Priorität oder Ereignisfall ist es Ihnen mit Hilfe der s.GUARD Applikation möglich, Mitarbeiter lautstark auf einen Notfall hinzuweisen – unabhängig von den Einstellungen (lautlos/stromsparend) auf dem Android- oder iOS-Smartphone. Das bedeutet, das akustische Notfallfallsignal erreicht Ihre Mitarbeiter – immer!
Aufgrund ständiger Belastungstests, können wir sicherstellen, dass über die s.GUARD Applikation ca. 300.000 Benutzer innerhalb einer Stunde alarmiert werden können. Sollte diese Belastungsgrenze für Ihren Verwendungszweck nicht ausreichend sein, ist es uns durch den Einsatz dedizierter Hardware innerhalb kürzester Zeit möglich, diese Werte zu multiplizieren und an Ihre Anforderungen anzupassen.
Zusätzlich können in der s.GUARD Basisversion, 36.000 SMS pro Stunde (10 SMS pro Sekunde) versendet und 3.600 Anrufe pro Stunde (1 Anruf pro Sekunde) aufgebaut werden. Die Kapazitäten der Basisversion können nach Bedarf optional ausgebaut werden.
s.GUARD als Cloud-Lösung ist per Definition unabhängig von Ihrer internen Infrastruktur ist und auch daher bei einem Totalausfall noch einsetzbar. Die Mobilfunktechnologie bietet für die Alarmauslösung einen unabhängigen Kommunikationsraum, um die firmenunabhängigen Kanäle zu nutzen. über 3G / 4G / Pager / SMS und Anruf.
Das direkt auf den Computern & Smartphones verschlüsselt und offline verfügbare Dokumentenmanagementsystem bietet Ihnen im Notfall direkten und komplett unabhängigen Zugriff auf alle notwendigen Notfallnummern und Notfalldokumente. Auch die frei konfigurierbaren Checklisten (individuelle oder auch kollaborative) können unabhängig vom Zustand Ihrer IT genutzt werden und helfen den Notfall-Teams, Maßnahmen zu koordinieren und damit Notfälle systematisch sowie geordnet abzuarbeiten.
Es gibt eine Vielzahl von Ereignissen, die zu strategischen Krisen führen können und existentielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Eine erfolgreiche Bewältigung hängt in diesen Fällen stark mit einem frühzeitigen Erkennen, mit der Verfügbarkeit von Informationen und von einer effizienten Kommunikation zwischen den Entscheidungsträgern ab.
Mit s.GUARD erhalten Sie die Möglichkeit, kritische Kennzahlen über die offene Schnittstelle zu überwachen, wie bspw. Lagerbestände in Ihrem ERP-System. Werden bestimmte Kennzahlen über- oder unterschritten können die verantwortlichen Personen automatisch alarmiert werden und erhalten dank der Kommunikations- und Dokumentenmanagement-Systeme die optimale Unterstützung für eine erfolgreiche Krisenbewältigung.
s.GUARD loggt detailliert und sekundengenau die Alarmauslösung und den Alarmempfang jedes Teilnehmers, wie aber auch die aus dem Alarm resultierende Kommunikation. Handlungen der Mitarbeiter des Krisenstabs können über die Protokollierung via Checklisten nachverfolgt werden, einerseits inhaltlich über z.B. Dropdown-Antworten wie aber auch mittels Zeitstempel. Die Dokumentation der Ergebnisse können anschließend im Sinne von „Lessons Learned“ analysiert und allfällige Verbesserungen in die Ablaufprozesse eingebaut werden.
